FAQ E-Rechnung

Eine e-invoice-software ist ein digitales werkzeug, das die erstellung, den versand und die verwaltung von rechnungen in elektronischem format unter einhaltung der geltenden vorschriften vereinfacht.Sie ist die ideale lösung für unternehmen, freiberufler und selbstständige, die ihre verwaltungsabläufe modernisieren und automatisieren möchten.
Die verwendung einer software für die elektronische rechnungsstellung, wie Legalinvoice, bietet zahlreiche vorteile:
Zeitersparnis: automatisierung von aufgaben wie dem erstellen und ausfüllen von dokumenten;
Weniger fehler: dank funktionen wie der automatischen überprüfung von daten und fristen;
Einhaltung von vorschriften: es wird sichergestellt, dass alle rechnungen gemäß den gesetzlichen bestimmungen erstellt werden, um strafen zu vermeiden;
Zugänglichkeit und sicherheit: die daten sind sicher gespeichert und jederzeit und von jedem gerät aus zugänglich.

Die XRechnung ist eines der offiziellen formate für die elektronische rechnungsstellung in deutschland, das die einhaltung der europäischen norm en 16931 gewährleisten soll.Dieses format wurde entwickelt, um den bedürfnissen der öffentlichen verwaltungen gerecht zu werden, und ist ab 2025 auch im b2b-sektor obligatorisch.
XRechnung erleichtert die elektronische übermittlung von rechnungen zwischen unternehmen und öffentlichen verwaltungen und sorgt so für mehr effizienz, genauigkeit und transparenz im rechnungswesen.Außerdem verringert es das fehlerrisiko, indem es die für rechnungen erforderlichen pflichtangaben automatisiert und prüft.
Legalinvoice unterstützt das format XRechnung in vollem umfang: wenn sie sich für unsere software entscheiden, können sie sicherstellen, dass ihr unternehmen die neuen gesetzlichen anforderungen vollständig erfüllt, zeit spart und die verwaltung der elektronischen rechnungen vereinfacht.

Das ZugFeRD ist ein weiteres offizielles format für die elektronische rechnungsstellung in deutschland, das die einhaltung der europäischen norm en 16931 gewährleisten soll.Dieses hybride format kombiniert ein für den menschen lesbares pdf-dokument mit eingebetteten xml-daten und ermöglicht sowohl eine manuelle als auch eine automatische verarbeitung.
ZugFeRD vereinfacht den rechnungsaustausch zwischen unternehmen und öffentlichen verwaltungen, indem es eine flexible lösung bietet, die sowohl traditionelle als auch digitale arbeitsabläufe unterstützt. Es sorgt für mehr effizienz und transparenz in den abrechnungsprozessen bei gleichzeitiger einhaltung der gesetzlichen vorgaben.
Legalinvoice unterstützt das ZugFeRD-format in vollem umfang und ermöglicht es ihrem unternehmen, die lücke zwischen traditionellen und digitalen rechnungsprozessen zu schließen, den gesetzlichen änderungen voraus zu sein und gleichzeitig ihren rechnungsworkflow zu optimieren.

Legalinvoice bietet ein nahtloses und sicheres Anmeldeverfahren, so dass Sie jederzeit und überall auf Ihre Rechnungsstellungsplattform zugreifen können. Um sich anzumelden, besuchen Sie einfach diesen Link und geben Sie Ihre Anmeldedaten ein. Wenn Sie sich zum ersten Mal anmelden, vergewissern Sie sich, dass Sie den Aktivierungsprozess abgeschlossen und Ihr Passwort eingerichtet haben. Sie bevorzugen den mobilen Zugang? Die App namens Billit ist für Smartphones und Tablets optimiert, so dass Sie Ihre Rechnungen auch unterwegs verwalten können. Für zusätzliche Sicherheit empfehlen wir Ihnen, die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) zu aktivieren, damit Ihr Konto geschützt ist. Benötigen Sie Hilfe bei der Aktivierung von MFA? Hier erfahren Sie, wie Sie sie in drei einfachen Schritten aktivieren können.

Sie können sich direkt aus der Plattform heraus an uns wenden, um Unterstützung zu erhalten. Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche „Hilfe“ im Menü auf der linken Seite. Wir helfen Ihnen gerne bei allgemeinen Fragen, technischen Problemen und allen Fragen, die Sie zu Ihrem Abonnement oder der Nutzung der Plattform haben.

Natürlich ist Legalinvoice mit Amazon, Mycrosoft Dynamics 365 Business Central, Stripe, Shopify, Magento, Wolters Kluwer, Teamleader, Magento, PrestaShop, Sage integriert.

Ja, Sie können Legalinvoice bequem von Ihrem Mobiltelefon aus nutzen! Mit der speziellen Billit-App, die sowohl für iOS als auch für Android verfügbar ist, haben Sie die Möglichkeit, alle wichtigen Funktionen direkt von Ihrem Smartphone oder Tablet aus zu verwalten: Sie können Rechnungen und Kostenvoranschläge erstellen, versenden und überwachen, Ihre Dokumente in Echtzeit einsehen und Ihr Geschäft unter Kontrolle halten, wo immer Sie sich befinden, und das mit einem Höchstmaß an Einfachheit und Sicherheit.

Legalinvoice unterstützt mehrere Zahlungsmethoden, darunter SEPA-Überweisungen, Kreditkarten und PayPal, so dass Sie Ihre bevorzugten Optionen in Ihren Rechnungen angeben können, um Ihren Kunden mehr Flexibilität zu bieten. Darüber hinaus können Sie automatische Zahlungserinnerungen einrichten, die Sie sanft an überfällige oder verspätete Zahlungen erinnern, was das Kreditmanagement erleichtert und den Cashflow verbessert.

Legalinvoice bietet mehrere mühelose Optionen, damit Ihr Arbeitsablauf reibungslos funktioniert und Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können. Sie können Rechnungen direkt über das PEPPOL-Netzwerk empfangen. Das bedeutet, dass Ihre Lieferanten ihre digitalen Rechnungen direkt aus ihrer Software an Ihre senden können. Dies ist ein schneller, sicherer und international konformer Weg, um sowohl Business-to-Business- als auch Business-to-Government-Transaktionen abzuwickeln. Wenn Sie bereits Rechnungen auf Ihrem Computer gespeichert haben, ist das Hochladen so einfach wie das Ziehen und Ablegen der Datei oder das Auswählen der Datei auf Ihrem Desktop. Das geht schnell und unkompliziert und stellt sicher, dass alles dort ankommt, wo es hingehört. Benötigen Sie einen schnelleren Weg, um Eingangsrechnungen zu bearbeiten? Mit Legalinvoice können Sie Dokumente direkt an Ihre individuelle Plattform-E-Mail-Adresse senden. Nach dem Versand legt das System Ihre Eingangsrechnungen automatisch in Ihrem Schnellerfassungsbereich ab, so dass Sie sich nicht um die manuelle Sortierung kümmern müssen. Noch besser: Das System kann Ihren E-Mail-Posteingang oder einen bestimmten Ordner stündlich durchsuchen, um rechnungsbezogene E-Mails zu identifizieren. Die Anhänge werden automatisch importiert und stehen zur Bearbeitung bereit – kein Aufwand für Sie, sondern eine nahtlose Integration. Und was ist mit den physischen Rechnungen oder Quittungen, die Sie unterwegs erhalten? Auch dafür hat Legalinvoice eine Lösung. Verwenden Sie einfach die mobile App oder greifen Sie über den Browser Ihres Smartphones auf die Plattform zu, um ein schnelles Foto zu machen und es direkt hochzuladen. Das ist schnell, bequem und perfekt, um den Überblick über Dokumente zu behalten, egal wo Sie sind.

Ganz gleich, ob Sie ein einzelnes Produkt hinzufügen oder eine ganze Liste importieren möchten, die Plattform bietet intuitive Werkzeuge, um Ihren Arbeitsablauf zu optimieren. Bei der Verwaltung von Produkten und Produktlisten geht es nicht nur um Effizienz, sondern auch darum, Ihnen Werkzeuge an die Hand zu geben, mit denen Sie organisiert bleiben und Zeit sparen können. Um ein neues Produkt hinzuzufügen, füllen Sie einfach die Eingabefelder mit allen erforderlichen Produktdaten aus. Wenn Sie eine Rechnung erstellen, beginnen Sie mit der Eingabe des Produktnamens, und das System schlägt ihn aus Ihrer gespeicherten Liste vor, um eine schnelle und genaue Eingabe zu gewährleisten. Sie können auch Liefereinheiten verwalten, um alles zu organisieren. Wenn Sie einen Barcode-Scanner verwenden, wird der Prozess sogar noch schneller. Speichern Sie einfach die eindeutigen Barcode-Nummern als Referenzen. Das System ruft dann automatisch die entsprechende Produktbeschreibung auf, was die Rechnungsstellung zu einem Kinderspiel macht. Müssen Sie Rabatte anbieten? Es gibt ein spezielles Feld „Rabatt %“, das sich perfekt für die Anwendung von Mengenrabatten eignet und die Preisgestaltung transparent macht. Für die Verwaltung großer Mengen können Sie mühelos ganze Produktlisten hinzufügen. Laden Sie eine Excel-Vorlage herunter, um Ihre Produktdaten einzugeben oder zu bearbeiten, und laden Sie die fertige Datei wieder in das System hoch, wenn Sie fertig sind. Sie können sogar bestehende Produktlisten für schnelle Aktualisierungen oder Anpassungen exportieren. Aber das ist noch nicht alles. Mit Legalinvoice können Sie Produktbilder hinzufügen, verwandte Produkte verlinken und Gruppen erstellen, um Ihr Inventar besser zu organisieren. Diese Funktionen sind perfekt, um Ihr Lager zu strukturieren und sicherzustellen, dass alles genau so kategorisiert ist, wie Sie es brauchen.

Die Verwaltung Ihrer Kundendatenbank war noch nie so einfach: Egal, ob Sie einen einzelnen Kunden hinzufügen oder eine ganze Liste importieren, die Legalinvoice-Plattform bietet alle Werkzeuge, die Sie für eine nahtlose Organisation und Personalisierung benötigen. Wenn Sie einen neuen Kunden anlegen, beginnen Sie mit einem vereinfachten Formular zur Eingabe grundlegender Details. Müssen Sie weitere spezifische Informationen hinzufügen? Das ist kein Problem! Sie können das Formular ganz einfach um zusätzliche Felder erweitern, z. B. um mehrere E-Mail-Adressen für einen einzelnen Kunden. Legalinvoice ist auch intelligent. Auf der Grundlage des Landes, in dem Sie sich befinden, kann das System automatisch verfügbare Unternehmensdaten aus der lokalen Mehrwertsteuerdatenbank abrufen, was Ihnen Zeit spart und Genauigkeit gewährleistet. Standardmäßig ist der Mehrwertsteuersatz für neue Kunden auf den Standardsatz Ihres Landes eingestellt, aber Sie können ihn mühelos an Ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen. Für diejenigen, die noch mehr Anpassungen benötigen, können Sie mit Legalinvoice über die Grundlagen hinausgehen. Fügen Sie zusätzliche Felder für eindeutige Identifikatoren wie Kennzeichen oder Fahrgestellnummern hinzu, die standardmäßig nicht enthalten sind. Diese benutzerdefinierten Felder stehen in allen Kundendateien zur Verfügung und können sogar auf Ihren Rechnungen erscheinen, perfekt zugeschnitten auf Ihre Anforderungen, einschließlich der Kompatibilität mit den Peppol BIS Billing Standards. Wenn Sie eine Liste von Kunden haben, die Sie hinzufügen möchten, ist der Prozess genauso einfach. Importieren Sie Ihre Liste einfach direkt von Ihrem Computer, und Legalinvoice erledigt den Rest. Mit diesen Funktionen können Sie mit Legalinvoice eine umfassende, anpassbare Kundendatenbank aufbauen, die Ihre Rechnungsstellung rationalisiert und alle wichtigen Informationen an einem Ort zusammenfasst.

Die gemeinsame Nutzung von Dateien mit Ihrem Steuerberater oder die Integration mit Ihrer Buchhaltungssoftware ist mit Legalinvoice mühelos möglich. Unabhängig davon, ob Sie den Prozess automatisieren oder manuell durchführen möchten, gewährleistet die Plattform, dass Ihre Dokumente sicher und effizient versendet werden. Zunächst können Sie verschiedene Dokumenttypen über die Plattform austauschen, darunter Eingangsrechnungen, Verkaufsrechnungen, CODA-Dateien, Quittungen und sonstige Dokumente. Diese Dateien können entweder manuell oder über automatische Funktionen versendet werden, die eine nahtlose Zusammenarbeit ermöglichen. Wenn Sie mit einem Buchhalter zusammenarbeiten, vereinfacht Legalinvoice den Prozess, indem es automatisch erkennt, ob die angegebene E-Mail-Adresse zu einem registrierten Buchhalter oder einer Buchhaltungsfirma gehört. Wenn eine Übereinstimmung gefunden wird, erhalten Sie eine Benachrichtigung, um eine Verbindung mit diesem Buchhalter herzustellen. Alternativ kann Ihnen Ihr Buchhalter eine Verbindungsanfrage schicken. Sobald die Verbindung hergestellt ist, erhält Ihr Buchhalter einen besseren Einblick in Ihre Finanzunterlagen und kann Ihre Rechnungen und Dokumente problemlos in seine Buchhaltungssoftware hochladen, was die Aufgaben am Quartalsende vereinfacht. Sie bevorzugen eine manuelle Vorgehensweise? Kein Problem! Über das Untermenü „Senden“ im Menü „Buchhalter“ können Sie ausgewählte Dokumente an die E-Mail-Adresse Ihres Buchhalters senden. Sie haben auch die Möglichkeit, die verwendete Buchhaltungssoftware anzugeben und relevante Kommentare hinzuzufügen. Ihr Buchhalter erhält eine automatische E-Mail mit Download-Links für die Dokumente, die bequem in einer ZIP-Datei im UBL- oder PDF-Format verpackt sind. Für diejenigen, die ihre Buchhaltung unabhängig führen, bietet Legalinvoice die Möglichkeit, Ihr eigenes Konto mit Ihrer Buchhaltungssoftware zu verknüpfen. So können Sie Ihre Buchhaltung intern führen, ohne einen externen Buchhalter hinzuziehen zu müssen, und trotzdem die leistungsstarken Funktionen der Plattform nutzen. Mit diesen Optionen stellt Legalinvoice sicher, dass der Austausch von Dateien und die Zusammenarbeit mit Ihrem Buchhalter oder Ihrer Software so einfach und effizient wie möglich ist.

Die erstellung einer elektronischen rechnung mit Legalinvoice ist einfach, schnell und intuitiv, dank unserer benutzerfreundlichen oberfläche, die jeden schritt erleichtert.Mit nur wenigen klicks können sie rechtssichere e-rechnung erstellen und versenden, wodurch sie wertvolle zeit sparen.
Sehen sie sich das folgende video an, um zu sehen, wie einfach es ist, unsere software zur verbesserung ihrer verwaltung zu nutzen!

Die erstellung einer spesenabrechnung mit Legalinvoice ist einfach, schnell und intuitiv, dank unserer benutzerfreundlichen plattform, die jeden schritt vereinfacht.Mit nur wenigen klicks können sie ihre ausgaben erfassen, belege anhängen und detaillierte berichte erstellen, die sowohl professionell als auch gesetzeskonform sind.
Sehen sie sich das folgende video an, um zu erfahren, wie mühelos sie ihre ausgaben mit Legalinvoice verwalten und ihre finanzielle kontrolle verbessern können!

Richtig, und unsere software ist bereits vollständig konform mit der e-rechnung pflicht 2025 und gewährleistet eine einfache und sichere Verwaltung der elektronischen Rechnungsstellung.
Ab 2025:
alle deutschen unternehmen, auch kleine, müssen in der lage sein, elektronische rechnungen zu empfangen, die der en 16931 entsprechen;
die empfänger können elektronische rechnungen, die sie von ihrem aussteller erhalten haben, nicht mehr zurückweisen;
zu den unterstützten formaten gehören XRechnung und ZugFeRD, aber auch andere wie XML und Edifact.
Legalinvoice wurde entwickelt, um die vollständige einhaltung dieser neuen vorschriften zu gewährleisten, den übergang zur obligatorischen elektronischen rechnungsstellung zu vereinfachen und ihrem unternehmen effizienz und sicherheit zu bieten.

Ja, bei Legalinvoice sind Ihre Daten und die Daten Ihrer Kunden und Lieferanten sicher. Wir verpflichten uns, maximalen Datenschutz durch sichere Server in Europa zu gewährleisten, in voller Übereinstimmung mit der Allgemeinen Datenschutzverordnung (GDPR).
Die Daten werden verschlüsselt und in zuverlässigen Umgebungen gespeichert, die durch robuste IT-Sicherheitsmaßnahmen geschützt und ständig überwacht werden.
Sie können daher die Plattform mit der Gewissheit nutzen, dass Ihre Daten sicher und im Einklang mit der europäischen Gesetzgebung behandelt werden.